Mehrere Kunden managen: Workflow-Tipps für SEO-Profis

Als ich erstmals im SEO landete, betreute ich keine Kunden – ich bändigte Chaos.

Damals verkaufte ich Sauerteigbrot. Buchstäblich. Ich führte eine Heim-Bäckerei; meine größte Prozess-Herausforderung war, Zimtschnecken vorzubereiten, während das Kleinkind brüllte, und herauszufinden, wie man einen Kuchen verschickt, ohne dass er als gepresste Brösel ankommt.

Spulen wir vor zu meinem Einstieg bei SEOJuice – plötzlich befinde ich mich in einer Welt, in der Menschen zehn Websites, drei Slack-Kanäle und ein Dutzend widersprüchlicher Kunden-„Prioritäten“ jonglieren und so tun, als wäre das normal. Spoiler: Ist es nicht.

Als Branchenfremde hatte ich einen seltsamen Vorteil: Ich war nicht darauf konditioniert, das Chaos zu akzeptieren. Ich sah mir an, wie SEO-Profis mehrere Kunden managen und dachte: Das fühlt sich an, als würde man in einer Küche backen, in der die Zutaten dauernd den Platz wechseln.

Dieser Beitrag zeigt, wie man das behebt. Ohne Floskeln, sondern mit Workflows, die den Lärm reduzieren, die Nerven schonen und fokussierte, wirkungsvolle Arbeit ermöglichen – selbst wenn fünf Kunden im Nacken sitzen und im Hintergrund ein Kind schreit.

Das eigentliche Problem beim Kunden-Jonglieren

Kommen wir zur Sache: Mehrere SEO-Kunden (oder Websites) parallel zu betreuen bedeutet Tod durch ständigen Kontextwechsel. Du machst nicht einfach „SEO“. Du führst gleichzeitig fünf Mini-Unternehmen, jedes mit eigenem Tonfall, Tech-Stack, Analytics-Chaos und Dringlichkeitsdefinition.

So sieht das aus:

Du schreibst gerade ein Content-Briefing für Kunde A, da plingt eine „kurze“ Slack-Nachricht von Kunde B: Rankings sind gefallen.
Du wechselst in den Analyse-Modus und stellst fest, dass deren Staging-Site wieder einmal Googlebot blockiert.
Unterdessen will Kunde C wissen, warum der Traffic „flach“ ist, obwohl du ihm schon vor drei Wochen erklärt hast, dass die Saison im April in seiner Nische traditionell einknickt.
Tabs für Ahrefs, GSC, Screaming Frog, drei CMS-Dashboards und einen E-Mail-Entwurf von gestern sind offen. Abgeschlossen hast du noch nichts.

Was dabei wirklich passiert:

Kognitive Überlastung: Der Wechsel von Texten zu Audits zu Reports verbrennt mehr Hirnenergie als die Aufgaben selbst.
Unsichtbare Arbeit: SEO-Impact zeigt sich verzögert, deshalb musst du dauernd deinen Wert beweisen, während jeder Schritt unter dem Mikroskop liegt.
Nicht synchronisierte Timelines: Jeder Kunde hält seinen Launch, sein Update oder seinen Fix für dringend. Ohne gemeinsamen Kalender herrscht automatisch Chaos.
Scope Creep im Kommunikationsmantel: „Kurzer Call“ = 40 Minuten. „Kleine Änderung“ = fünf Seiten neu bearbeiten. „Wir brauchen nur dein Feedback“ = Bitte schreib unser Produkt-Copy neu.

Klingt das bekannt? Gut. Du versagst nicht, das System ist kaputt. Solange du dir kein eigenes baust, drehst du weiter in der gleichen ermüdenden Schleife – bis dich ein Kunde feuert oder du selbst hinschmeißt.

Setze Grenzen wie ein Consultant, nicht wie ein Freelancer

Wenn du jedes Ping beantwortest, jede „kleine Gefälligkeit“ annimmst und bei 24-Stunden-Deadlines sofort Ja sagst – Glückwunsch, du bist kein SEO-Consultant. Du bist ein unbezahlter Praktikant mit WLAN.

Freelancer-Energy sagt: „Ich bin verfügbar.“

Consultant-Energy sagt: „So läuft unsere Zusammenarbeit.“

Grenzen sind nicht unhöflich – sie sind Infrastruktur. Ohne sie improvisierst du nur und hoffst, dass Kunden ungeplante Zeit respektieren.

🔧 Klär zuerst den Scope

So tappen die meisten in die Falle: Unklarer Scope = unklare Erwartungen = endlose Überarbeitungen.

Schwacher Scope	Klarer Scope
„Wir optimieren eure Inhalte.“	„Wir liefern 2 optimierte Artikel pro Monat. Eine Überarbeitungsrunde. Bearbeitungszeit: 5 Werktage.“
„Wir verbessern eure Ladegeschwindigkeit.“	„Wir identifizieren und beheben die 3 wichtigsten Core-Web-Vitals-Probleme laut PageSpeed Insights. Weitere Dev-Arbeiten sind nicht enthalten.“
„Wir überwachen die Performance.“	„Ihr erhaltet einen monatlichen Report mit Kernmetriken (GSC, GA4, Keyword-Bewegungen). Ad-hoc-Berichte sind nicht enthalten.“

🧭 Übernimm deinen Kalender – sonst tut es jemand anders

Schaffe strukturierte Erreichbarkeit – nicht „wann immer ihr mich braucht“.

Beispiel-Setup für die Kundenkommunikation:

Tag	Aktion
Montag	Wöchentliche Async-Updates per E-Mail oder Notion
Dienstag	Deep Work: Audits, Content, keine Calls
Mittwoch	Optionale 30-min-Call-Slots (vorab gebucht)
Donnerstag	Strategie & Planung
Freitag	Puffer + Reports abschließen

❌ Keine spontanen Calls.

✅ Vorab terminiert, mit Agenda.

📹 Nutze Loom für asynchrone Reviews – niemand braucht noch eine Zoom-Einladung.

📌 E-Mail-Vorlagen, die „Nein“ sagen, ohne Nein zu sagen

Subject: Re: Schnelle Aufgabe

Hi [Client],

danke fürs Bescheid geben. Gemäß unserem aktuellen Scope fällt das außerhalb der vereinbarten Leistungen.

Gern kalkuliere ich das separat oder plane es für den nächsten Zyklus ein – ganz wie ihr möchtet.

Gebt mir einfach Bescheid.

—L

Workflowsysteme, die wirklich skalieren

Die meisten Freelancer überleben mit verstreuten Google Sheets und Last-Minute-Gedächtnis. Das klappt – bis es nicht mehr klappt. Spätestens wenn du Backlinks für Kunde A, Content für Kunde B und ein technisches Audit für Kunde C im Kopf jonglierst.

Du brauchst keinen „Workflow“. Du brauchst ein System, das weiterläuft, wenn dein Hirn Feierabend macht.

🧱 Die Kernbausteine

System	Zweck	Bewährte Tools
Wochenplanung	Alles im Blick, bevor der Montag dich überrollt.	Notion, Trello, sogar ein Google-Doc mit Kundenstatus.
Zentrale Task-Verwaltung	Verfolgt, was erledigt, blockiert oder überfällig ist – für jeden Kunden.	ClickUp, Airtable, Asana. Bonus, wenn Mail/Slack integriert sind.
Wiederholbare SOPs	Nie wieder „Wie habe ich das letztes Mal gemacht?“.	Google Docs, Notion-Templates oder ein privates Wiki.
Automatisierung für Low-Impact-Tasks	Lass den Kram von Bots erledigen.	Looker Studio für Reports, Screaming Frog für Audits, Make/Zapier für Alerts.

🗂️ Beispiel: Wöchentliche SEO-Task-Übersicht (Notion-Ansicht)

Kunde	Task	Status	Verantwortlich	Notizen
A	Technische Audit-Fixes	In Bearbeitung	Lida	Warte auf Dev-Zugriff
B	Content-Brief x2	Fertig	Lida	Freigegeben, Auslieferung 10.4.
C	Monatsreport	Blockiert	—	GSC getrennt – muss gefixt werden
D	Linkbuilding-Outreach	Nicht gestartet	Lida	15 Domains diese Woche prüfen

Richte das einmal ein. Kopiere es jeden Montag. Fünf Minuten Planung sparen fünf Stunden „Was wollte ich nochmal?“.

🔁 Standardisiere Wiederholungen

Wenn du etwas mehr als zweimal machst – template es.

Beispiele:

Blog-Briefing-Format
Slides für Monatsreport
Technische Audit-Checkliste (Crawl, Speed, Indexierung, CWV)
Backlink-Outreach-E-Mail-Sequenzen

Nein, das ist nicht „Flexibilität“. Du verschwendest Zeit damit, dasselbe Rad neu zu erfinden.

⚙️ Automatisiere das Nervige

Lass Tools das machen, worin Menschen schlecht sind – Routine-Updates, Erinnerungen, Zahlenschubserei.

Task	Tool
Wöchentliche Keyword-Rankings prüfen	Ahrefs, AccuRanker
Site-Health-Snapshots	Screaming Frog geplante Crawls
Monatliche Kundenreports	Looker Studio, vorgefertigte Templates
Slack/E-Mail-Reminder	Zapier, Make + Calendar-Sync

🧠 One System to Rule Them All (wenn du das ganze Team bist)

Du brauchst keine 15 Tools. Du brauchst einen Ort, an dem du täglich alles Relevante siehst.

Meine Regel: Wenn ich den SEO-Status eines Kunden nicht in 90 Sekunden überblicken kann, ist das System kaputt.

Priorisieren, wenn alle glauben, sie seien Priorität #1

Wenn dir schon einmal drei Kunden innerhalb einer Stunde „DRINGEND“ geschickt haben, kennst du das: Dringlichkeit ist subjektiv – bis sie deine Woche frisst. Ohne Kontrolle reagierst du nur noch, statt Rankings zu verbessern.

Du brauchst ein System, das dir erlaubt zu sagen: Das ist jetzt wichtig. Das kann warten. Das ignorieren wir.

🔥 Schritt 1: „Dringend“ neu definieren

Nicht jeder Feueralarm ist echt. So sortiere ich Anfragen gedanklich:

Kritisch: Defekte Seiten, Indexierungsprobleme, Traffic-Einbruch >30 % über Nacht.
Zeitkritisch: Produktlaunch nächste Woche, Content-Deadline, Kampagnen-Push.
Noise: „Können wir die Title-Tags nochmal anschauen?“ (Klar. Im nächsten Sprint.)

Deine Aufgabe ist nicht, in Panik zu geraten, wenn sie es tun. Sondern Emotion in Aufgabenrelevanz zu übersetzen.

🎯 Schritt 2: Weekly-Priorities-Limit

Jeden Montag lege ich maximal drei Prioritäten fest. Kommt etwas Neues, ersetzt es eine vorhandene Aufgabe oder wartet. Kein Stapeln, kein „Nur dieses eine Mal“.

Taucht am Dienstag Punkt 4 auf, wandert er in die Spalte für nächste Woche – es sei denn, Google sprengt den Index. (Dann reden wir.)

🗓️ Schritt 3: Themen-Tage (damit Sachen wirklich fertig werden)

Audits, Schreiben und Reports am selben Tag? Brutal. Ordne Tage Arbeitstypen zu, nicht Kunden.

So batche ich:

Montag = Planung + Kommunikation
Dienstag = Technische Aufgaben
Mittwoch = Content (Briefings, Edits, Reviews)
Donnerstag = Links + Wettbewerbsrecherche
Freitag = Reports + Admin

Selbst wenn du das nur zu 70 % einhältst, reduziert es das Aufreißen von Tasks drastisch.

💡 Schritt 4: Erklär den Kunden, wie du arbeitest

Das meiste Kundenchaos ist selbstverschuldet. Wenn sie nicht wissen, wann Updates kommen, nehmen sie an, dass jetzt okay ist.

Deshalb sage ich ihnen:

„Das steht diese Woche an: Ich melde mich montags, kümmere mich Mitte der Woche um Content und schicke freitags Updates. Wenn etwas dringend ist, markiert es – bin ich im Sprint, landet es im nächsten Batch.“

Einfach, klar, menschlich.

Priorisieren heißt, deine Aufmerksamkeit vor Leuten zu schützen, die nicht vorausgeplant haben. Sie überleben das. Deine Nerven nicht, wenn du keine Grenze ziehst.

Kommunikation ohne Chaos

Wenn du fünf Postfächer checkst, zehn Slack-Chats beantwortest und Calls am Fließband hast, nur um „alle abzuholen“, herzlichen Glückwunsch – du machst kein SEO mehr, sondern Kundenbetreuung.

Du brauchst nicht mehr Kommunikation. Du brauchst strukturierte, planbare Kommunikation.

📨 Lege einen Kommunikationsrhythmus fest – und halte ihn ein

Spontane Pings erzeugen Chaos. Regelmäßige Check-ins verhindern es.

Was funktioniert:

Montags-Check-in (async): Stichpunkt-Update per E-Mail oder Notion. Niemand braucht einen Montags-Call.
Call-Fenster Mittwoch/Donnerstag: Vorab gebucht. Max. 15–30 Minuten. Agenda Pflicht.
Freitag Wrap-up (optional): Kurzsummary bei Launches, großen Änderungen oder Red Flags.

Das gibt Kunden Sicherheit, ohne die Schleusen zu öffnen.

📹 Nutze Asynchronität, wo es geht

Der beste Kundencall ist der, den du nicht führen musst.

Nutze Loom oder Tella, um Audits, Reports oder Empfehlungen durchzugehen. Das geht schneller, als 500 Wörter in Slack zu tippen – und hält dich aus Echtzeit-Pingkriegen heraus.

Bonus: Loom-Links lassen sich leichter ignorieren als Meetings absagen. Win-win.

🧯Wenn etwas schiefläuft, übernimm sofort die Erzählung

Geht etwas kaputt? Nicht verstecken. Aber auch keinen Roman schreiben.

Beispiel:

„Der Traffic ist diese Woche um 18 % gefallen. Der Blog war während des Dev-Deploys in der robots.txt blockiert. Wir haben es behoben, in GSC neu eingereicht und beobachten die Erholung. Soll sich in 3–5 Tagen stabilisieren.“

Keine Panik. Nur Aktion.

🧠 Bringe Kunden bei, wie die Zusammenarbeit läuft

Du bist nicht ihr Vollzeit-Stratege, SEO-Erklärbär und Copywriter – es sei denn, du rechnest so ab.

„Kommt während der Woche etwas auf, schickt es rüber. Ich bündele alle neuen Punkte für die Freitags-Review, außer es ist dringend – dann melde ich mich.“

Grenzen schrecken seriöse Kunden nicht ab. Sie ziehen sie an.

Red Flags: Wenn es kein Workflow-, sondern ein Kundenproblem ist

Manchmal bist nicht du das Problem. Sondern sie.

Die besten Systeme, Templates und Batch-Tricks nützen nichts, wenn dein Kunde „Scope“ als Vorschlag sieht und jede Aufgabe wie einen Großbrand behandelt. Ein aufgeblähter, nicht ausgerichteter oder grenzenignorierender Kunde verstopft Kalender und Kopf schneller als jedes Algorithmus-Update.

So erkennst du sie – und das kannst du tun, bevor sie deinen Workflow ruinieren.

🚩 Red Flag #1: Vage Ziele, vages Feedback

Sie wollen „Growth“, „bessere Rankings“ oder „mehr Traffic“, können aber kein einziges Business-Ziel benennen. Feedback klingt dann wie „Können wir das SEO-freundlicher machen?“

Übersetzung: Sie wissen nicht, was sie wollen – und geben dir die Schuld, wenn sie es nicht bekommen.

Lösung: Erzwinge früh Klarheit. Definiere Erfolgsmetriken in Woche 1. Wehren sie sich? Raus da.

🚩 Red Flag #2: Alles dringend, nichts scoped

Sie sprengen dein Postfach, sobald eine Zahl um 3 % fällt. Sie wollen neue Landingpages, erwarten Audits in 24 Stunden und behandeln „Monatsretainer“ wie „all you can work“.

Lösung: Scope festlegen, dokumentieren, Mehrarbeit ohne schlechtes Gewissen berechnen.

Musst du deinen Prozess öfter als einmal im Monat erklären, respektieren sie ihn nicht – oder dich.

🚩 Red Flag #3: Null Ownership

Sie verschwinden bei Content-Freigaben, verschleppen Dev-Fixes wochenlang und fragen dann, warum die Rankings stillstehen. SEO wirkt nur, wenn Arbeit umgesetzt wird. Tun sie ihren Teil nicht, wird deine Arbeit teurer Lärm.

Lösung: Abhängigkeiten dokumentieren. Deadlines setzen. Blocker tracken.

Und wenn sich trotzdem nichts bewegt? Engagement pausieren. Sie das Loch spüren lassen.

🚩 Red Flag #4: Culture Clash

Zuckst du zusammen, wenn ihr Name in Slack aufleuchtet, oder hast du Bauchschmerzen vor Meetings – ist es kein schlechter Tag, sondern der falsche Fit.

Das Leben ist zu kurz für Micromanager, Vibe-Killer oder Kunden, die deine Gebühren jeden Monat rechtfertigt haben wollen.

Lösung: Lass sie gehen. Höflich. Professionell. Aber bestimmt.

„Dieses Setup ist nicht auf den Support ausgelegt, den ihr braucht. Gern empfehle ich jemanden, der besser passt.“

Nein ist ein kompletter Satz.

💬 Schnelltest: Solltest du sie feuern?

Frag dich:

Würde ich diesen Kunden heute erneut annehmen?
Freue ich mich darauf, an ihrer Site zu arbeiten – oder bin ich schon beim Gedanken erschöpft?
Machen sie mich besser … oder nur beschäftigter?

Wenn die Antworten mies sind, weißt du, was zu tun ist.

Tools, für die sich Geld lohnt

Du brauchst keine weitere Chrome-Extension, die „SEO-Magie“ verspricht. Du brauchst Tools, die Zeit sparen, Handarbeit reduzieren und die Tab-Flut eindämmen.

Hier eine kurze, wenig glamouröse Liste budgetwürdiger Tools – und wofür sie genau helfen.

🧪 Für technische Audits & Health Checks

Screaming Frog

Das Schweizer Taschenmesser des SEO-Crawlings. Schnell, flexibel und warnt dich, wenn die Site brennt – bevor der Kunde es merkt.

Findet Broken Links, Redirects, Duplicate Content, Indexierungsprobleme.
Integriert sich in GSC und GA für mehr Kontext.
Bonus: Crawls lassen sich planen, du musst nicht daneben sitzen.

Sitebulb (falls du schönere Charts und mehr Guiding möchtest)

Ähnlich wie Screaming Frog, aber mit klareren Visuals und eingebauter Priorisierung. Besonders geeignet für kundenfreundliche Audits und vereinfachtes Reporting.

SEOJuice

Entwickelt für alle, die keine Crawls starten, Devs hinterherlaufen oder 100-Zeilen-Error-Reports wälzen wollen. SEOJuice erledigt technische Fixes automatisch – damit du dich auf Strategie, Content oder irgendetwas anderes konzentrieren kannst.

Behebt On-Page-SEO-Probleme ohne manuellen Eingriff.
Überwacht Sites auf Regressionen und löst wiederkehrende Probleme leise.
Für Freelancer und In-house-Teams mit mehreren Sites, die nicht die halbe Woche in Audits verbringen wollen.

Stell es dir vor wie Screaming Frog ohne „Screaming“. Und ohne Frosch.

📈 Für Rank-Tracking & Keyword-Monitoring

Ahrefs or Semrush

Ja, teuer. Aber quasi Pflicht, wenn dir Backlinks, Keyword-Bewegungen und Wettbewerbs-Gaps wichtig sind.

Wöchentlich checken, nicht täglich obsessiv.
Bonus: Kundenfertige Reports ohne Redesign.

AccuRanker oder SERPWatcher (wenn du günstigeres oder feineres Rank-Tracking brauchst)

Schnell, präzise und besser für Reports, wenn viele Standorte oder Seiten getrackt werden.

✍️ Für Content-Planung & Umsetzung

SurferSEO or Clearscope

Hilft Nicht-Textern, Texte zu schreiben, die ranken – und Kunden, das Rätsel „optimier das mal“ zu beenden.

Keyword eingeben, Outline mit Struktur, Länge und relevanten Begriffen bekommen.
Hält Content-Briefings fokussiert und skalierbar.

Notion

Nutze es, um Content-Kalender, SOPs und Kunden-Checklisten zentral zu managen. Übersichtlich, schnell, anpassbar.

📊 Für Reports, die nicht nerven

Looker Studio (formerly Data Studio)

Kostenlos, mächtig und lässt dich wie einen Daten-Genius wirken, wenn du es richtig einrichtest.

Kombiniert GSC, GA4 und Dritttools in einem Dashboard.
Templates klientenübergreifend wiederverwenden und Zeit sparen.

GA4

Immer noch chaotisch, aber unvermeidbar. Nutze es strikt für Source/Medium-Aufschlüsselung, Conversions und grobe Traffic-Trends. Den Rest ignorieren, es sei denn, du stehst auf Schmerz.

🔁 Für Automatisierung & Workflow-Kleber

Zapier or Make

Verbindet den stupiden Kram: Alerts von GSC zu Slack, Tasks aus Formularen nach ClickUp, Reports automatisch schicken.

Zwei Stunden einmalig einrichten. Jeden Monat zwei Stunden sparen.

🧠 Die Regel: Kauf Tools, die dir Zeit kaufen

Spart es dir eine Stunde pro Woche, ist es wahrscheinlich sinnvoll.

Liefert es „Insights“, die nichts an deinem Handeln ändern, weg damit.

Schlussgedanke (kein Pep-Talk, nur Erlaubnis zur Vereinfachung)

Es gibt keinen Pokal für Burn-out. Keine Auszeichnung fürs Slack-Antworten um 23 Uhr. Kein Abzeichen fürs Jonglieren mit zehn Kunden, wenn die Hälfte die Arbeit nicht respektiert.

Die meisten SEO-Pros brauchen keinen zusätzlichen Hustle. Sie brauchen weniger bewegliche Teile, klarere Grenzen und Systeme, die nicht auseinanderfallen, wenn ein Kunde unter der Dusche eine Idee hat und dir eine „kurze Frage“ per WhatsApp schickt.

Das Ziel ist nicht, mehr zu tun.

Sondern weniger – mit Absicht und besseren Ergebnissen – und idealerweise ohne fünf Coffee-Shots und den Therapeuten auf Kurzwahl.

Also bau dir ein System, das deine Zeit schützt.

Trainiere deine Kunden, es zu respektieren.

Und wenn sie es nicht tun? Ersetze sie durch bessere.

Dein Kalender ist dein Produkt. Beschütze ihn entsprechend.