Gestire più clienti: consigli di workflow per i professionisti SEO

Quando sono entrata nel mondo della SEO, non gestivo clienti: gestivo il caos.

All’epoca vendevo pane a lievitazione naturale. Letteralmente. Gestivo un micro-forno casalingo, e la mia preoccupazione più grande era bilanciare la preparazione dei cinnamon roll con i capricci di mia figlia e capire come spedire una torta senza consegnarla in versione macerie lamellari.

Salto in avanti e mi ritrovo in SEOJuice: ora vivo in un contesto in cui la gente tiene in piedi dieci siti, tre canali Slack e una dozzina di “priorità” contraddittorie dei clienti, facendo finta che sia normale. Spoiler: non lo è.

Arrivare alla SEO da fuori settore mi ha dato un vantaggio insolito: non ero stata addestrata ad accettare il caos. Guardavo come i professionisti SEO gestivano più clienti e pensavo: sembra di cucinare in una cucina dove gli ingredienti continuano a spostarsi.

Questo articolo serve a risolvere il problema. Niente frasi fatte: solo flussi di lavoro che abbassano davvero il rumore di fondo, salvano la sanità mentale e ti permettono di concentrarti su attività ad alto impatto — anche se hai cinque clienti che ti respirano sul collo e un bambino che urla in sottofondo.

Il vero problema del giocoliere di clienti

Diciamolo chiaramente: gestire più clienti SEO (o siti) è una condanna a morte per overload di contesto. Non stai solo “facendo SEO”. Stai mandando avanti cinque micro-aziende contemporaneamente, ognuna con il suo tono, stack, casino di analytics e senso di urgenza personale.

Si presenta così:

• Stai scrivendo un brief contenuti per il Cliente A, ma a metà lavoro ti arriva un “rapido” messaggio Slack dal Cliente B per un calo di ranking.
• Cambi rotta per indagare, solo per scoprire che il loro staging sta di nuovo bloccando Googlebot.
• Nel frattempo il Cliente C vuole sapere perché il traffico è “piatto”, nonostante tre settimane fa tu gli abbia spiegato che la stagionalità affossa sempre la loro nicchia in aprile.
• Hai aperto tab di Ahrefs, GSC, Screaming Frog, tre dashboard CMS e una bozza email iniziata ieri. Non hai concluso nemmeno un task.

Cosa succede davvero:

• Sovraccarico cognitivo: passare da scrittura, ad audit, a report brucia energia mentale più dei task stessi.
• Lavoro invisibile: l’impatto SEO è per natura ritardato, quindi devi costantemente giustificare il valore sotto la lente di ingrandimento.
• Tempistiche non allineate: ogni cliente pensa che il proprio lancio, update o fix sia urgente. Senza un calendario condiviso regna il caos.
• Scope creep travestito da comunicazione: “Call veloce” = 40 minuti. “Piccola modifica” = rifare cinque pagine. “Ci serve solo il tuo parere” = riscrivi il copy prodotto.

Se ti suona familiare, bene. Non stai fallendo tu. È il sistema che è rotto. E finché non ne costruisci uno che funzioni per te, continuerai nel loop estenuante — finché un cliente non ti licenzia o non lo fai tu.

Imposta i confini come un consulente, non come un freelance

Se rispondi a ogni ping, accetti ogni “favore veloce” e dici sì ai turnaround in giornata — congratulazioni, non sei un consulente SEO. Sei uno stagista non pagato con il Wi-Fi.

Energia da freelance: “Sono disponibile”.

Energia da consulente: “Ecco come lavoriamo”.

I confini non sono maleducazione — sono infrastruttura. Senza di loro navighi a vista, sperando che i clienti rispettino il tempo che non stanno pagando.

🔧 Sistemo prima il perimetro d’azione

Ecco come la maggior parte cade nella trappola: scope vago = aspettative vaghe = revisioni infinite.

Scope debole	Scope chiaro
“Ottimizzeremo i tuoi contenuti.”	“Consegnamo 2 articoli ottimizzati/mese. Una sola revisione inclusa. Consegna: 5 giorni lavorativi.”
“Miglioreremo la velocità del sito.”	“Individuiamo e risolviamo le 3 principali criticità Core Web Vitals da Pagespeed Insights. Extra dev fuori scope.”
“Monitoreremo le performance.”	“Riceverai un report mensile con metriche chiave (GSC, GA4, movimenti keyword). Report ad hoc esclusi.”

🧭 Controlla il calendario, o lo farà qualcun altro

Crea disponibilità strutturata — non “quando hai bisogno di me”.

Esempio di setup per la comunicazione cliente:

Giorno	Azione
Lunedì	Aggiornamenti settimanali asincroni via email o Notion
Martedì	Deep work: audit, contenuti, zero call
Mercoledì	Slot chiamate opzionali da 30' (prenotate)
Giovedì	Strategia & planning
Venerdì	Buffer + chiusura report

❌ Niente call random.

✅ Pre-programmate, con agenda.

📹 Usa Loom per revisioni asincrone: nessuno vuole un’altra call Zoom.

📌 Template email che dicono “no” senza dirlo

Oggetto: Re: Task veloce

Ciao [Cliente],

Grazie per la segnalazione. In base allo scope attuale questa richiesta esula dai deliverable concordati.

Posso inviarti un preventivo a parte o inserirla nel ciclo del prossimo mese, come preferisci.

Fammi sapere cosa funziona meglio.

—L

Workflow che scalano davvero

Molti freelance sopravvivono con Google Sheet sparsi e memoria dell’ultimo minuto. Funziona — finché non funziona più. Soprattutto quando tieni traccia dei backlink per il Cliente A, dei contenuti per il Cliente B e di un audit tecnico per il Cliente C… tutto nella tua testa.

Non ti serve un “workflow”. Ti serve un sistema che continui a girare quando il cervello va in stand-by.

🧱 I componenti core

Scomponiamolo in quattro pilastri che ti mantengono operativo, non sopraffatto.

Sistema	Funzione	Tool consigliati
Pianificazione settimanale	Visione d’insieme prima che il lunedì ti assalga.	Notion, Trello, o anche un Google Doc con status per cliente.
Task tracker centrale	Segna cosa è fatto, bloccato o in ritardo — per ogni cliente.	ClickUp, Airtable, Asana. Meglio se si integra con email/Slack.
SOP ripetibili	Basta “come l’ho fatto l’ultima volta?”.	Google Doc, template Notion, wiki privato.
Automazioni per il lavoro a basso impatto	Lascia ai robot ciò che sanno fare meglio.	Looker Studio per report, Screaming Frog per audit, Make/Zapier per alert.

🗂️ Esempio: layout settimanale task SEO (vista Notion)

Cliente	Task	Status	Owner	Note
A	Fix audit tecnico	In corso	Lida	In attesa accesso dev
B	Brief contenuti x2	Completato	Lida	Approvati, consegna 10/4
C	Report mensile	Bloccato	—	GSC disconnesso — serve fix
D	Outreach link building	Non iniziato	Lida	15 domini da valutare

Impostalo una volta. Duplica ogni lunedì. Cinque minuti di planning salvano cinque ore di “cosa stavo facendo?”.

🔁 Standardizza ciò che ripeti

Se fai la stessa cosa più di due volte — crea un template.

Esempi:

• Formato brief blog
• Slide report mensile
• Checklist audit tecnico (crawl, speed, indicizzazione, CWV)
• Sequenze email outreach backlink

No, non sei “flessibile”. Stai perdendo tempo a reinventare la ruota.

⚙️ Automatizza il tedioso

Lascia ai tool ciò in cui gli umani fanno schifo: update di routine, reminder, crunch di numeri.

Task	Tool
Check ranking settimanale	Ahrefs, AccuRanker
Snapshot salute sito	Crawl schedulati Screaming Frog
Report mensili cliente	Looker Studio, template preimpostati
Nudge Slack/email	Zapier, Make + sync calendario

🧠 Un sistema per domarli tutti (quando sei l’unico in team)

Non ti servono 15 tool. Ti serve un posto dove vedere ogni giorno tutto ciò che conta.

Regola personale: se non vedo lo stato SEO completo di un cliente in meno di 90 secondi, il sistema è rotto.

Come dare priorità quando tutti si sentono Priorità #1

Se ti è mai capitato che tre clienti scrivessero “URGENTE” nell’arco di un’ora, sai che: l’urgenza è soggettiva — finché non ti divora la settimana. Senza controllo, reagirai invece di posizionarti.

Ti serve un sistema per dire: questo conta ora. Questo può aspettare. Questo lo ignoriamo.

🔥 Passo uno: ridefinisci “urgente”

Non tutti gli allarmi antincendio sono veri. Ecco come classifico mentalmente le richieste:

• Critico: pagine rotte, problemi di indicizzazione, calo traffico >30% in una notte.
• Time-sensitive: lancio prodotto settimana prossima, deadline contenuto, push campagna.
• Rumore: “Possiamo rivedere ancora i title?” (Certo. Prossimo sprint.)

Il tuo compito non è farti prendere dal panico quando loro vanno in panico. È tradurre l’emozione in rilevanza operativa.

🎯 Passo due: limite alle priorità settimanali

Ogni lunedì scelgo tre priorità, massimo. Se entra qualcosa di nuovo, sostituisce un task esistente o aspetta. Niente pile. Niente “solo questa volta”.

Se martedì arriva un quarto punto, va nella colonna della prossima settimana — a meno che Google non faccia saltare l’indice. (Allora ne parliamo.)

🗓️ Passo tre: giornate a tema (per finire davvero)

Passare in un giorno da audit a scrittura a report è brutale. Assegna le giornate ai tipi di lavoro, non ai clienti.

Ecco come faccio il batch:

• Lunedì = Pianificazione + comunicazione
• Martedì = Task tecnici
• Mercoledì = Contenuti (brief, editing, review)
• Giovedì = Link & ricerca competitiva
• Venerdì = Report + admin

Anche se lo rispetti solo al 70%, riduce drasticamente lo switch di task.

💡 Passo quattro: spiega ai clienti come lavori

Molto caos è autoinflitto. Se non sanno quando aspettarsi update, penseranno che adesso vada bene.

Quindi gli dico:

“Ecco il piano della settimana. Faccio check ogni lunedì, gestisco i contenuti a metà settimana e mando aggiornamenti il venerdì. Se qualcosa è urgente, segnalalo — ma se sono in sprint lo metto nel batch successivo.”

Semplice, fermo, umano.

Prioritizzare significa proteggere la tua attenzione da chi non ha pianificato. Loro sopravvivranno. La tua sanità no, se non tracci il confine.

Comunicazione senza caos

Se controlli cinque inbox, rispondi a dieci Slack e stai in call back-to-back solo per “allinearvi”, congratulazioni: non fai più SEO. Fai babysitting dei clienti.

Non ti serve più comunicazione. Ti serve comunicazione strutturata e prevedibile.

📨 Imposta un ritmo di comunicazione e rispettalo

I ping random creano caos. I check-in regolari lo prevengono.

Cosa funziona:

• Check-in del lunedì (async): aggiornamento bullet via email o Notion. Nessuno vuole una call il lunedì.
• Finestra call mercoledì/giovedì: pre-booking. 15–30 minuti max. Agenda obbligatoria.
• Wrap-up venerdì (opzionale): riepilogo rapido se ci sono stati lanci, cambi major o alert.

Così i clienti sono sereni senza aprire le gabbie.

📹 Abbraccia l’asincrono totale

La miglior call cliente è quella che non fai.

Usa Loom o Tella per spiegare audit, report o raccomandazioni. È più veloce di 500 parole su Slack — e ti tiene fuori da guerre di ping in tempo reale.

Bonus: i link Loom sono più facili da ignorare di un meeting da annullare. Win-win.

🧯Quando va storto, guida la narrazione subito

Qualcosa si rompe? Non nasconderti. Ma nemmeno scrivere un romanzo.

Esempio:

“Traffico ‑18% questa settimana. Il blog era bloccato in robots.txt durante il deploy dev. Corretto, resub su GSC, monitoriamo recovery. Dovrebbe stabilizzarsi in 3-5 giorni.”

Niente panico. Solo azione.

🧠 Insegna ai clienti a lavorare con te

Non sei il loro stratega full-time, spiegatore SEO e copywriter a meno che tu non fatturi come tale.

“Se esce qualcosa a metà settimana, mandamelo. Accumulo tutto per la review del venerdì, a meno che non sia urgente — e ti farò sapere se lo è.”

I confini non spaventano i clienti seri. Li attraggono.

Red flag: quando non è un problema di workflow, ma di cliente

A volte non sei tu. Sono loro.

Tutti i sistemi, template e batch intelligenti del mondo non bastano se il cliente pensa che lo scope sia un’opinione e tratta ogni task come emergenza di livello 5. Un cliente gonfio, disallineato o che ignora i confini può intasarti il calendario e prosciugarti il cervello più di qualsiasi update di algoritmo.

Ecco come individuarli — e cosa fare prima che distruggano il tuo workflow.

🚩 Red flag #1: obiettivi vaghi, feedback vago

Vogliono “crescita”, “migliori ranking” o “più traffico”, ma non definiscono un singolo KPI business. Poi feedback tipo “Si può rendere più SEO-friendly?”.

Traduzione: Non sanno cosa vogliono — e daranno la colpa a te se non lo ottengono.

Fix: Pretendi chiarezza subito. KPI nella prima settimana. Se resistono? Scappa.

🚩 Red flag #2: tutto è urgente, nulla è nello scope

Ti assediano per ogni -3% di un numero. Chiedono nuove landing, vogliono audit in 24h e considerano “retainer mensile” = “manodopera illimitata”.

Fix: Definisci lo scope, documenta, fattura gli extra senza sensi di colpa.

Se spieghi il processo più di una volta al mese, non lo rispettano — e nemmeno te.

🚩 Red flag #3: zero ownership

Spariscono sulle approvazioni, rimandano fix dev per settimane e poi chiedono perché i ranking non si muovono. La SEO funziona solo se le attività si completano. Se non fanno la loro parte, il tuo lavoro diventa rumore costoso.

Fix: Documenta dipendenze. Imposta deadline. Traccia i blocker.

Se ancora non agiscono? Metti in pausa l’ingaggio. Che sentano il vuoto.

🚩 Red flag #4: clash culturale

Se ti si gela lo stomaco quando appaiono su Slack o provi ansia prima delle call — non è solo una brutta giornata. È il fit sbagliato.

La vita è troppo breve per micro-manager, killer di vibes o clienti che ti fanno giustificare le fee ogni mese.

Fix: Lasciali andare. Con educazione, professionalità, fermezza.

“Questa collaborazione non è strutturata per il tipo di supporto di cui avete bisogno. Posso consigliarvi qualcuno più adatto.”

No è una frase completa.

💬 Gut check veloce: dovresti licenziarli?

Chiediti:

• Riprenderei questo cliente oggi?
• Sono entusiasta di lavorare sul suo sito — o esausto al solo pensiero?
• Mi rende migliore… o solo più occupato?

Se la risposta fa schifo, sai cosa fare.

Tool che vale la pena pagare

Non ti serve l’ennesima estensione Chrome che promette “magia SEO”. Ti servono tool che risparmiano tempo, tagliano il lavoro manuale e riducono il numero di tab aperte solo per restare a galla.

Ecco una lista corta e non patinata di strumenti che valgono il budget — e a cosa servono.

🧪 Per audit tecnici & health check

Screaming Frog

Il coltellino svizzero del crawling SEO. Veloce, flessibile e ti avvisa quando il sito è in fiamme prima del cliente.

• Individua broken link, redirect, contenuti duplicati, problemi di indicizzazione.
• Si integra con GSC e GA per contesto extra.
• Bonus: pianifica i crawl, niente babysitting.

Sitebulb (Se preferisci grafici più belli e guida incorporata)

Simile a Screaming Frog, ma con visual più chiare e priorità integrate. Ottimo per audit cliente-friendly e report semplificati.

SEOJuice

Ideale per chi non vuole gestire crawl, inseguire i dev o spulciare report di 100 righe. SEOJuice automatizza i fix tecnici, così puoi concentrarti su strategia, contenuti o qualsiasi altra cosa.

• Sistema i problemi on-page senza intervento manuale.
• Monitora regressioni e risolve in silenzio quelle ricorrenti.
• Progettato per freelance e team in-house con più siti che non vogliono passare mezza settimana in audit.

Pensalo come Screaming Frog senza lo “screaming”. O la rana.

📈 Per rank tracking & monitor keyword

Ahrefs o Semrush

Sì, costano. Sì, sono praticamente obbligatori se ti interessano backlink, movimenti keyword e gap competitivi.

• Usali per check settimanali, non ossessioni quotidiane.
• Bonus: report pronti per il cliente che non devi ridisegnare.

AccuRanker o SERPWatcher (Se vuoi tracking più economico o granulare)

Veloci, precisi e migliori per report multi-location o con molte pagine.

✍️ Per pianificazione ed esecuzione contenuti

SurferSEO o Clearscope

Aiuta chi non scrive di mestiere a creare contenuti che rankano — e fa smettere ai clienti di indovinare cosa significhi “ottimizza questo”.

• Inserisci la keyword, ottieni outline con struttura, lunghezza e termini rilevanti.
• Mantiene i brief focalizzati e scalabili.

Notion

Gestisci calendari contenuti, SOP e checklist cliente in un unico posto. Pulito, veloce, personalizzabile.

📊 Per report che non fanno schifo

Looker Studio (ex Data Studio)

Gratis, potente e ti fa sembrare un wizard dei dati se sai impostarlo.

• Combina GSC, GA4 e tool terzi in una sola dashboard.
• Riutilizza i template su più clienti e risparmia tempo.

GA4

Ancora un casino, ma serve. Usalo solo per breakdown source/medium, conversioni e trend di traffico. Il resto evita, a meno che tu non ami soffrire.

🔁 Per automazione & colla workflow

Zapier o Make

Collega le cose noiose: manda alert da GSC a Slack, sposta task da form a ClickUp, invia report automatici.

• Due ore di setup una volta. Due ore risparmiate ogni mese.

🧠 Regola d’oro: compra tool che ti comprano tempo

Se ti risparmia un’ora a settimana, probabilmente vale.

Se ti dà “insight” che non cambiano nulla, eliminalo.

Pensiero finale (niente pep talk, solo il permesso di semplificare)

Nessun trofeo per il burnout. Nessun premio per rispondere su Slack alle 23. Nessuna medaglia per gestire dieci clienti se metà non rispetta il lavoro.

La maggior parte dei professionisti SEO non ha bisogno di più hustle. Ha bisogno di meno pezzi in movimento, confini chiari e sistemi che non crollano quando un cliente ha un’idea sotto la doccia e te la manda come “pensiero rapido” su WhatsApp.

L’obiettivo non è fare di più.

È fare meno, di proposito, con risultati migliori — preferibilmente senza cinque caffè e il terapeuta in speed dial.

Quindi costruisci un sistema che protegga il tuo tempo.

Addestra i clienti a rispettarlo.

E quando non lo fanno? Sostituiscili con clienti migliori.

Il tuo calendario è il tuo prodotto. Difendilo come tale.